はじめに
スティーブン・コヴィー氏の著書「7つの習慣」は、普遍的で時代を超越した原則に基づき、個人の成長と職業上の成功のための変革的なガイドとして、世界中で広く認知され、影響を与えてきました。本書は、人格倫理、つまり誠実さや人間性といった普遍的な価値観に焦点を当てることで、効果的な目標達成と充実した人生を送るための道筋を示しています。一方、プロジェクトマネジメントオフィス（PMO）は、組織内におけるプロジェクトのガバナンス、標準化、およびサポートの中心的な役割を担い、プロジェクトを組織の戦略目標と整合させる上で不可欠な存在です。
本稿では、「7つの習慣」の原則をPMOの運営に取り入れることで、その有効性を大幅に高められる可能性を探ります。個人の効果性を高めるための原則は、組織の中核機能であるPMOにおいても同様に有効であり、プロジェクトの成功率向上、チームワークの強化、コミュニケーションの改善など、多岐にわたるメリットをもたらすと考えられます。本稿を通じて、「7つの習慣」がPMOの日常業務にどのように応用され、組織全体のプロジェクトマネジメント能力向上に貢献するかを詳細に解説します。
スティーブン・コヴィー氏の「7つの習慣」の概要
スティーブン・コヴィー氏の提唱する「7つの習慣」は、依存状態から自立、そして相互依存へと成熟していく過程を示したものです。これらの習慣を理解し実践することで、個人は主体性を高め、目標達成に向けた効果的な行動をとることができるようになります。
(1) 主体的である (Be Proactive)
第一の習慣「主体的である」とは、自らの人生や選択に対して責任を持つということです。主体的な人々は、外部の状況や環境に左右されるのではなく、自身の価値観に基づいて行動を選択します。彼らは「影響の輪」に焦点を当て、自らがコントロールできる領域にエネルギーを注ぎます。主体的な言語を使用し、自己認識を高めることで、個人は状況を積極的に形作り、ポジティブな変化を生み出すことができます。PMOにおいては、問題発生を待つのではなく、潜在的なリスクを予測し、予防策を講じることがこの習慣の実践につながります。
(2) 終わりを思い描くことから始める (Begin with the End in Mind)
第二の習慣「終わりを思い描くことから始める」は、行動を起こす前に、達成したい結果や目標を明確に定義することの重要性を説いています。これは、個人的なミッションステートメントを作成し、自身の核となる価値観と長期的な目標を明確にすることから始まります。すべてのものは二度創造される、つまりまず頭の中で構想され（第一の創造）、その後現実世界で実現される（第二の創造）という原則に基づいています。PMOにおいては、組織の戦略目標を明確に理解し、すべてのプロジェクトがその目標達成に貢献するように計画することが重要となります。
(3) 最優先事項を優先する (Put First Things First)
第三の習慣「最優先事項を優先する」は、第二の習慣で描いた目標に基づいて、重要度の高いタスクから順に実行していくという、自己管理の習慣です。緊急ではないが重要な活動、つまり長期的な計画、関係構築、自己啓発などに焦点を当てる「時間管理のマトリックス」の第二象限を重視します。独立した意志を行使し、原則に基づいた生活を送ることが、この習慣の中核となります。PMOにおいては、戦略的に重要なプロジェクトやタスクに優先的にリソースを配分し、日々の業務においても重要度の高い活動に注力することが求められます。
(4) Win-Winを考える (Think Win-Win)
第四の習慣「Win-Winを考える」は、すべての人間関係において、互いに利益のある解決策を追求するという考え方です。 scarcity thinking（不足の考え方）ではなく、abundance mentality（豊かさの考え方）を持ち、協力と相乗効果を重視します。勇気と思いやりをバランスさせ、自分だけでなく他者の勝利も考慮した合意形成を目指します。PMOにおいては、プロジェクトチームやステークホルダーとの間で、相互に利益をもたらすような協力関係を築き、問題解決に取り組むことが重要です。
(5) まず理解に徹し、そして理解される (Seek First to Understand, Then to Be Understood)
第五の習慣「まず理解に徹し、そして理解される」は、効果的なコミュニケーションの鍵となる習慣です。自分の意見や考えを伝える前に、相手の立場や視点を深く理解しようと努めます。共感的な傾聴を実践し、相手の感情や意図を正確に捉えることが重要です。PMOにおいては、プロジェクトチームやステークホルダーのニーズや懸念を丁寧にヒアリングし、理解した上で、自身の意見や情報を伝えることが、信頼関係の構築と円滑なプロジェクト運営に不可欠です。
(6) 相乗効果を発揮する (Synergize)
第六の習慣「相乗効果を発揮する」は、個々の能力や視点を組み合わせることで、より大きな成果を生み出すという原則です。多様な意見や価値観を尊重し、それらを統合することで、個々の貢献の総和を超える成果を目指します。相乗効果を生み出すためには、協力、信頼、そしてオープンなコミュニケーションが不可欠です。PMOにおいては、異なるスキルや経験を持つプロジェクトチーム間の連携を促進し、組織全体の知識や能力を結集することで、より革新的な解決策や成果を生み出すことが期待されます。
(7) 刃を研ぐ (Sharpen the Saw)
第七の習慣「刃を研ぐ」は、効果性を維持し向上させるために、自己を刷新し続けることの重要性を強調しています。これには、肉体的、精神的、感情的/社会的、そして精神的な側面におけるバランスの取れた自己管理が含まれます。自己投資を怠らず、継続的に学習し、成長することで、より高いレベルでの効果性を実現できます。PMOにおいては、PMOチーム自身の能力開発に投資するとともに、組織全体のプロジェクトマネジメント能力向上を支援する活動を継続的に行うことが重要です。
プロジェクトマネジメントオフィス（PMO）の役割と責任
プロジェクトマネジメントオフィス（PMO）は、組織内のプロジェクトを効果的に管理し、戦略目標と整合させるための中心的な機能です。PMOの役割と責任は、組織の規模や成熟度、そしてPMOのタイプ（支援型、統制型、指示型など）によって異なりますが、一般的には以下のようなものが挙げられます。
- 方法論、プロセス、ツールの標準化: プロジェクト管理に関する方法論、プロセス、ツール、およびテンプレートを選択、定義、提供し、組織全体で一貫したプロジェクト管理の実践を促進します。
- プロジェクトのサポートと指導: プロジェクトマネージャーやチームに対して、日常業務におけるコーチング、トレーニング、およびガイダンスを提供し、プロジェクトの成功を支援します。
- プロジェクトのガバナンスとコンプライアンスの確保: プロジェクトが組織のガバナンスフレームワークおよび関連する規制や基準に準拠していることを監視し、必要に応じて是正措置を講じます。
- コミュニケーションとステークホルダー管理の促進: プロジェクトチーム、スポンサー、およびその他のステークホルダー間の効果的なコミュニケーションチャネルを確立し、維持し、プロジェクト情報の適切な共有を保証します。
- リソース管理: プロジェクトに必要な人的、財務的、およびその他のリソースを計画、割り当て、および管理し、リソースの最適化を図ります。
- プロジェクトのパフォーマンスの監視と報告: プロジェクトの進捗状況、コスト、スケジュール、リスクなどを監視し、定期的にステークホルダーに報告します。
- プロジェクトと組織の戦略目標の整合: プロジェクトポートフォリオ全体を監視し、個々のプロジェクトが組織の戦略目標と整合していることを保証します。
- 知識管理とベストプラクティスの共有: 過去のプロジェクトからの教訓やベストプラクティスを収集、文書化、および共有し、組織全体のプロジェクト管理能力の向上に貢献します。
PMOは、これらの多様な役割と責任を通じて、プロジェクトの成功率を高め、効率性を向上させ、組織の戦略目標達成に貢献する重要な価値を提供します。
PMOにおける「7つの習慣」の応用
「7つの習慣」の原則は、PMOのさまざまな業務領域において応用することが可能です。それぞれの習慣がPMOの機能や責任とどのように関連し、どのような具体的な行動につながるのかを考察します。
習慣1：PMOにおける主体的であること
PMOが主体的に行動することは、プロジェクト環境全体の改善とリスク軽減に不可欠です。たとえば、PMOは定期的にプロジェクトのリスクアセスメントを実施し、潜在的な問題を早期に特定して、そのための緩和策を事前に策定することができます。また、プロジェクト管理プロセスや方法論の改善に積極的に取り組み、最新のベストプラクティスを導入することも、主体的なPMOの行動と言えるでしょう。明確なコミュニケーション計画とガバナンス体制を確立し、プロジェクト関係者への情報提供を積極的に行うことも重要です。PMOが「影響の輪」に焦点を当て、自らが変えられる領域で積極的に行動することで、プロジェクト環境全体にポジティブな変化をもたらすことができます。例えば、すべてのプロジェクトを横断的にレビューし、共通して発生する可能性のあるリスクを特定し、組織全体で対策を講じることは、主体的なPMOの具体的な行動例です。
習慣2：PMOで終わりを思い描くことから始めること
PMOが「終わりを思い描くことから始める」ためには、まず組織全体の戦略目標を明確に理解し、PMOのミッションと目標をそれと整合させる必要があります。プロジェクトの選定と優先順位付けは、戦略的な価値に基づいて行われるべきであり、PMOはそのための明確な基準を設ける必要があります。PMO自身の成功基準を明確に定義し、その貢献を具体的な指標で測定することも重要です。例えば、PMO憲章を作成し、その中でPMOのミッション、ビジョン、および組織戦略との整合性を明示することは、「終わりを思い描くことから始める」ための具体的なステップとなります。
習慣3：PMOで最優先事項を優先すること
PMOが「最優先事項を優先する」ためには、まず組織全体のプロジェクト管理における重要な課題を特定し、それらに焦点を当てる必要があります。コアとなるプロジェクト管理の標準とプロセスを開発し、実装すること、そして戦略的に重要なプロジェクトへのサポートを優先することが重要です。時間管理のマトリックスを活用し、PMOのリソースを効果的に配分することも有効です。例えば、日々の緊急なプロジェクトの対応に追われるだけでなく、長期的な視点に立ち、プロジェクト管理方法論の改善（第二象限の活動）にPMOのリソースを積極的に投入することが、「最優先事項を優先する」実践例と言えます。
習慣4：PMOにおけるWin-Winを考えること
PMOが「Win-Winを考える」ためには、プロジェクトマネージャーと協力して、双方にとって有益なプロジェクト管理のアプローチを開発する必要があります。プロジェクトチームと組織全体のステークホルダーのニーズを満たすソリューションを追求し、プロジェクト環境全体でパートナーシップと共有された成功の文化を育むことが重要です。例えば、プロジェクトに必要な監督を提供しつつ、プロジェクトチームの自主性を尊重する柔軟なプロジェクトガバナンスフレームワークを実装することは、Win-Winの関係を築くための具体的な方法です。
習慣5：PMOでまず理解に徹し、そして理解されること
PMOが「まず理解に徹し、そして理解される」ためには、プロジェクトマネージャーやチームのニーズや課題を積極的に傾聴することが不可欠です。アンケートやフィードバックセッションを実施して、ステークホルダーの視点を理解することも重要です。PMOのサービスとサポートは、特定のプロジェクト要件に合わせて調整されるべきです。例えば、新しい報告テンプレートを導入する前に、PMOはプロジェクトマネージャーからのフィードバックを収集し、それが彼らのニーズを満たし、不必要な負担をかけないことを確認する必要があります。
習慣6：PMOにおける相乗効果を発揮すること
PMOが「相乗効果を発揮する」ためには、プロジェクトチーム間で知識やベストプラクティスを共有するための仕組みを促進する必要があります。プロジェクトマネージャーのためのコミュニティオブプラクティスを設立したり、プロジェクト管理コミュニティ内の多様なスキルと経験を活用したりすることも有効です。例えば、プロジェクトマネージャーが経験や洞察を共有するための定期的な「教訓の共有」セッションを組織することは、相乗効果を生み出す具体的な方法です。
習慣7：PMOで刃を研ぐこと
PMOが「刃を研ぐ」ためには、PMOスタッフの専門能力開発とトレーニングに投資することが重要です。PMOのプロセスと方法論を定期的に見直し、改善することも欠かせません。PMOとより広範なプロジェクト管理コミュニティ内で、継続的な学習と適応の文化を促進することも重要です。例えば、PMOチームメンバーがプロジェクト管理に関する会議に参加したり、関連する資格を取得したりするための予算と時間を確保することは、「刃を研ぐ」ための具体的な行動です。
PMOに「7つの習慣」を取り入れることによるメリット
PMOに「7つの習慣」を取り入れることは、組織全体のプロジェクトマネジメント能力を向上させ、様々なメリットをもたらします。
| 習慣 | PMOにおけるメリット | 関連スニペット |
| 主体的である (Be Proactive) | リスク管理の改善、プロセス改善の促進 | S23, S25, S26, S27, S55, S56, S57, S60, B11, B16 |
| 終わりを思い描くことから始める (Begin with the End in Mind) | 戦略的整合性の強化、焦点の定まったプロジェクト選定 | S28, S30, S31, S32, S55, S56, S60, S65, B11, B13, B14, B16 |
| 最優先事項を優先する (Put First Things First) | 効果的な優先順位付け、より良いリソース配分 | S33, S34, S35, S55, S56, S57, S60, B11, B16 |
| Win-Winを考える (Think Win-Win) | より強力なステークホルダー関係、協調的な環境 | S36, S37, S39, S56, S60, B11, B16 |
| まず理解に徹し、そして理解される (Seek First to Understand) | コミュニケーションの改善、ニーズに合わせたサポートの提供 | S40, S41, S42, S43, S56, S60, B11, B16 |
| 相乗効果を発揮する (Synergize) | 知識共有の促進、問題解決能力の向上 | S45, S46, S47, S48, S56, S60, B11, B16 |
| 刃を研ぐ (Sharpen the Saw) | 継続的な改善、専門能力開発 | S49, S50, S52, S53, S56, S60, B11, B16 |
これらの習慣をPMOに取り入れることで、プロジェクトの成功率が向上し、「Win-Winを考える」と「まず理解に徹し、そして理解される」習慣を通じて、チーム間のコラボレーションとコミュニケーションが強化されます。また、「最優先事項を優先する」と「終わりを思い描くことから始める」習慣は、より良いリソース管理と優先順位付けを可能にします。さらに、主体的な問題解決と効率化されたプロセスを通じて、効率性と生産性が向上します。最終的に、これらの習慣は、プロジェクトを組織の戦略と目標により強固に結びつけ、成熟した効果的なプロジェクトマネジメント文化の発展に貢献します。
「7つの習慣」がPMOの効率性や生産性にどのように貢献するか
「7つの習慣」は、PMOの効率性と生産性に多方面から貢献します。主体的な姿勢は、問題が深刻化する前に対応することを可能にし、無駄な手戻りや危機対応に費やす時間を削減します。明確な目標設定（終わりを思い描くことから始める）は、PMOの活動を価値の高いものに集中させ、リソースの浪費を防ぎます。重要事項の優先順位付け（最優先事項を優先する）は、PMOのタスク管理を効率化し、重要な業務の遅延を防ぎます。Win-Winの思考は、ステークホルダーとの協力関係を円滑にし、合意形成にかかる時間を短縮します。相手を理解しようと努める姿勢は、コミュニケーションの誤解を減らし、よりスムーズな情報伝達を可能にします。相乗効果の発揮は、チーム間の連携を強化し、知識や経験の共有を促進することで、より迅速かつ効果的な問題解決につながります。そして、自己刷新の習慣は、PMOチームの能力向上とモチベーション維持に貢献し、長期的な生産性の向上を支えます。コヴィーの時間管理マトリックスを活用することで、PMOは日々の業務を緊急度と重要度に基づいて分類し、戦略的に重要な活動に注力することができます。これらの習慣の実践は、より迅速で的確な意思決定を可能にし、手戻りを減らし、PMO全体の効率性と生産性の向上に貢献します。
PMOにおける「7つの習慣」の導入における課題や注意点
PMOに「7つの習慣」を導入する際には、いくつかの課題と注意点があります。まず、PMOスタッフや関連するステークホルダーからの変化への抵抗が予想されます。新しい習慣を身につけ、既存の業務プロセスを変革するには、時間と労力がかかるため、導入初期には混乱や不満が生じる可能性があります。また、「7つの習慣」の原則を深く理解し、実践するためには、継続的なトレーニングと意識改革が必要です。PMOマネジメント層の強力なリーダーシップとコミットメントがなければ、導入は表面的なものにとどまり、真の効果を発揮することは難しいでしょう。さらに、「7つの習慣」の適用は、組織の文化やPMOの成熟度によって調整される必要があり、画一的なアプローチでは成功しない可能性があります。導入の効果を測定し、ROIを評価するための明確な指標を設定することも重要です。最も重要なのは、単に習慣を導入するだけでなく、その原則を組織文化に深く根付かせ、真の意味での効果性を追求することです。
結論
「7つの習慣」は、個人の効果性を高めるための強力なフレームワークですが、その原則はPMOの運営においても非常に有効です。主体性、目標設定、優先順位付け、Win-Win思考、共感的理解、相乗効果、そして自己刷新といった習慣をPMOが取り入れることで、プロジェクトの成功率向上、チームワークの強化、コミュニケーションの改善、効率性と生産性の向上、そして組織戦略とのより強固な連携が期待できます。導入には課題も伴いますが、「7つの習慣」の原則を組織文化に根付かせることで、PMOは単にプロジェクトを管理するだけでなく、組織全体の成功を真にenableする存在へと進化することができるでしょう。
